Hướng dẫn chức năng yêu cầu duyệt chi
THAY ĐỔI HÌNH THỨC CHI TIỀN TẠI CỬA HÀNG
Tất cả hình thức chi tiền sẽ phải được duyệt, sau đó mới được thực hiện chi.
1. Đối với thu ngân cần chú ý
a. Không thể thực hiện chức năng tạo phiếu chi. Bắt buộc phải tạo yêu cầu và được duyệt
b. Đối với hình thức mua văn phòng phẩm,mua không có hóa đơn, đóng tiền vs, hỗ trợ phí ship .v.v cần giải trình rõ ràng mua gì, số lượng, đơn giá thế nào.Sau đó tạo yêu cầu chi
c. Đối với các thùng giao hàng : cần chụp lại số lượng thùng đã nhận được và gửi kèm hình ảnh ghi tạo yêu cầu chi trả phí vc .Sau đó tạo yêu cầu chi
d.
- Đối với thanh toán tiền đơn hàng khi giao đến. Không được thanh toán ngay. Không tạo phiếu chi rồi cho vào chờ xét duyệt như trước. Đơn giản chỉ nhận hàng,kiểm hàng, ký nhận và phải chụp lại đơn hàng, hàng hóa và gửi ngay cho quản lý kho để kho xử lý . Không tạo yêu cầu chi,Hẹn thanh toán sau, thanh toán lúc nào gọi cho người duyệt.
- Xem có y/c chờ chi nào trùng với đơn giao đến không, trùng thì thực hiện chi, trả luôn tiền cho người ta.(nhớ ấn vào xem chi tiết, xem đơn, xem tiền ,người nhận có trùng không). Ngoài ra có thể gọi cho người duyệt để hỏi nếu người giao hàng có thắc mắc
- Các đơn giao hàng đến đều sẽ hẹn thanh toán trong tròng 7 ngày. Có thể thanh toán hình thức chuyển khoản hay nhận tiền mặt. Đơn cần thanh toán trong ngày, hay thanh toán ngay cần báo luôn người duyệt chi.
e.
- Không thực hiện chi thanh toán tiền hàng khi không có yêu cầu chi
- Duyệt chi có thể sẽ thực hiện chậm vài giờ khi tạo yêu cầu. Nên khi có phát sinh thu ngân có thể ứng trước và nhận lại khi y/c được duyệt
- Tất cả yêu cầu chi phải đầy đủ thông tin, hóa đơn( nếu có), nếu không sẽ không được duyệt.
- Ai là người duyệt sẽ hiển thị ở góc màn hình. Có thể liện hệ báo duyệt khi gấp
2. Thực hiện chi
- Ấn vào xem chi tiết đơn hàng, chi tiết duyệt khớp với hóa đơn thì mới chi trả.
3. Hướng dẫn tạo
Sau khi ấn vào TẠO YÊU CẦU sẽ phải đăng nhập. Đăng nhập bằng tài khoản quantrivien.
Nhập đầy đủ thông tin như hướng dẫn bên dưới
Sau khi tạo xong. Cần kiểm tra lại thông tin, xem đã nhập đúng ảnh và đúng thông tin hay chưa.
Có thể xóa yêu cầu, khi yêu cầu chưa được duyệt.
Khi yêu cầu được duyệt sẽ chuyển sang thạng trái Cần chi
Khi yêu cầu ở trạng thái Cần Chi thì Thu ngân có thể thực hiện chi. Chú ý chi từ quỹ nào, chi nhánh nào thì chi nhánh đó mới thực hiện được.
Khi ấn vào Thực hiện chi. Hệ thống sẽ tạo phiếu chi tương ứng ở trên phần mềm.
Yêu cầu không được duyêt sẽ có ghi lý do bên cạnh. Và có thể xóa yêu cầu đó đi và tạo lại yêu cầu khác cho đúng.
Yêu cầu đã được duyệt và thực hiên chi sẽ không thể xóa
Quay lại trang trước
